Assistant administratif H/F
Référence : C 23/012
Mise en ligne : 19/09/2023
Date de recrutement : Dès que possible
Date limite : 08/10/2023
Filière : Administrative - Catégorie C
Emploi fonctionnaire (ouvert aux contractuels)
Informations géographiques et implantations
Cadre d'emploi
Adjoints administratifs territoriaux
Commune
LA ROCHE-SUR-YON
Lieu d'affectation
Pôle Solidarités et Famille
Service d'affectation
Aide Sociale à l'Enfance
Présentation générale
Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L’accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, le logement, l’emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s’attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.
Composé de quatre directions et d’une MDPH, ce Pôle regroupe plus de 1000 agents et gère un budget de près de 300 M€ par an.
La Direction Enfance Famille met en œuvre les missions de prévention et de protection de l’enfance et de la jeunesse. L’Aide Sociale à l’Enfance a pour but d’accompagner les familles face à leurs difficultés dans l’exercice de leurs responsabilités et de soutenir la parentalité. Elle assure aussi, si nécessaire, une prise en charge totale ou partielle des mineurs en danger ou en risque de l’être.
Le poste est ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou contractuels dans le cadre d’un CDD. Il est également accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret n°96-1087 du 10 décembre 1996 relatif au recrutement par voie contractuelle des travailleurs handicapés dans la fonction publique.
Prise de fonctions dès que possible
Missions
Au sein du service de l’Aide Sociale à l’Enfance, l’assistant administratif ASE assure le secrétariat du Chef de service de l’Aide Sociale à l’Enfance et du Responsable des Territoires, procède au suivi des demandes RH pour l’ensemble du service (120 agents, 380 assistants familiaux), réceptionne et diffuse les informations clés, et participe à l’organisation d’évènements du service, en fonction des projets du service et des orientations du Chef de service.
- Assurer le secrétariat du/de la Chef-fe de service et du/de la Responsable des territoires
- Accueil des visiteurs, accueil téléphonique, réception, dispatching et suivi des messages
- Tenue de l’agenda, frappe de courriers, tableaux, graphiques, notes de services, notes en liaison avec la Direction, notes inter-service
- Prise de note ponctuelle en réunion
- Gestion et suivi des commandes mensuelles (fournitures, imprimés, matériel de bureau …)
- Procéder au suivi des ressources humaines
- Gestion et suivi des demandes RH de l’ASE (110 personnes) en lien avec la DRTE et la DRH :
- Recensement des besoins
- Suivi des vacances de poste, des remplacements et des compensations de temps partiels
- Organisation de l’accueil des stagiaires
- Distribution des titres-repas
- Établissement des plannings de congés
- Assurer la diffusion des informations
- Réception et diffusion de l’information au sein du service, diffusion de la documentation
- Participation à la création de supports ou d’évènements fédérateurs pour les agents de l’ASE : outils de communication, matinée nouveaux arrivants…
- Contributeur intranet
- Participation à l’organisation d’évènements ponctuels : journée institutionnelle ASE, Fête de la Réussite
Profil recherché
- Titulaire d’un diplôme de niveau BEP/CAP secrétariat
- Connaissance de l’environnement de la protection de l’enfance appréciée
- Connaissances des collectivités territoriales et de leur fonctionnement
- Maîtrise des techniques de communication
- Excellente maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)
- La connaissance des logiciels Temptation et Poséidon est un plus
Qualités requises
- Sens de l’organisation
- Grande rigueur dans l’exécution des tâches indispensable
- Méthode
- Capacité à prendre du recul
- Travail en équipe
- Sens du contact
- Esprit d’initiative, capacité d’adaptation, disponibilité
- Discrétion et souci de confidentialité
Informations complémentaires
Encadrement direct et évaluateur :
- Le/La chef de service de l’Aide Sociale à l’Enfance
Conditions de travail :
- Lieu d’affectation : Pôle Solidarités et Famille
- Résidence Administrative : LA ROCHE SUR YON
- Quotité de travail : Temps plein
Informations complémentaires :
- Poste évolutif en fonction de l’évolution et des besoins de service
- Rémunération : rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles
- Avantages collectifs : titres restaurant, CNAS/FDAS, participation mutuelle et prévoyance, compte-épargne temps
Renseignements complémentaires auprès de :
- Contact service : Mme Hélène JAUFFRET, Cheffe de service de l'Aide sociale à l'enfance au 02 28 85 89 00
- Contact DRH : Mme Virginie BOUHIER, Chargée du recrutement au 02 28 85 84 64
Merci d'adresser votre candidature (Lettre de motivation + CV + prétentions salariales) et pour les titulaires de la Fonction Publique, le dernier arrêt de situation ou attestation de réussite au concours + 3 dernières évaluations professionnelles, en ligne au plus vite.