Assistant administratif H/F
Référence : C 24/178
Mise en ligne : 21/06/2024
Date de recrutement : 16/09/2024
Date limite : 21/07/2024
Filière : Administrative - Catégorie C
Emploi fonctionnaire (ouvert aux contractuels)
Informations géographiques et implantations
Cadre d'emploi
Adjoints administratifs territoriaux
Commune
LA ROCHE-SUR-YON
Lieu d'affectation
Pôle Solidarités et Famille
Service d'affectation
Protection Maternelle et Infantile
Présentation générale
Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L’accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, l’insertion et l’emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s’attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.
Composé de trois directions et d’une Maison Vendée Autonomie, ce Pôle regroupe plus de 1000 agents et gère un budget de près de 350M€ par an.
Le service de protection maternelle et infantile (PMI) est un service départemental, placé sous l’autorité du président du Conseil départemental et chargé d’organiser des actions de prévention et de promotion de la santé pour les femmes enceintes et les enfants de moins de 6 ans. Il participe en lien avec d’autres services de pôle à la mission de protection de l’enfance.
Il assure la surveillance et le contrôle des établissements d’accueil du jeune enfant ainsi que l’agrément des assistants maternels et familiaux.
Pour la réalisation de ces missions, le service est doté d’environ 100 professionnels médicaux, paramédicaux ainsi que des agents administratifs.
Le poste est ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou contractuels dans le cadre d’un CDD. Il est également accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret n°96-1087 du 10 décembre 1996 relatif au recrutement par voie contractuelle des travailleurs handicapés dans la fonction publique.
Date de prise de poste souhaitée : À compter du 16 septembre 2024
Missions
Missions principales
- Assurer le secrétariat du chef de service et de son adjoint
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- Rédiger et suivre les courriers et les notes
- Gérer et suivre les courriers réservés et les saisines informatiques
- Rédiger et suivre les rapports à la Commission Permanente (CP) sur Poséidon
- Réaliser et actualiser les fiches pour les demandes des élus
- Mettre en forme le rapport d’activité en lien avec les cadres du service
- Être le correspondant DREES et actualiser l’enquête annuelle en lien avec le chef de service
- Contribuer à la mise à jour de l’intranet en lien avec le correspondant informatique
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- Procéder au suivi des ressources humaine - référent RH du service PMI
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- Assurer le suivi RH des agents du service de PMI en lien avec le chef du service
- Assurer le suivi de la formation du personnel
- Elaborer et suivre les tableaux de bord des stagiaires accueillis au sein du service pour les puéricultrices-infirmières, sage-femmes, éducateurs des jeunes enfants, personnels administratifs et étudiants en médecine
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- Suivre le volet budgétaire
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- Procéder à l’exécution budgétaire du service de PMI et du suivi du budget sur le logiciel ASTRE GF et Chorus pro (bon de commande, mandatement, liquidation)
- Suivre l’activité sur les tableaux de bord
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- Suivre les demandes de TISF parentalité et les demandes d’interprétariat
Missions annexes
- Suppléance et collaboration étroite avec l’assistant-e administratif-ve en charge de la gestion du secrétariat central de PMI et de l’accueil physique et téléphonique.
- Participer à la suppléance de la gestion des EAJE
Profil recherché
- Formation en secrétariat
- Expérience exigée sur un poste similaire
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de communication orale et écrite
- Maîtrise de la comptabilité publique
- La connaissance de la Protection Maternelle Infantile serait appréciée
- Maîtrise des logiciels : WORD, EXCEL, ASTRE GF, POSEIDON,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Qualités requises
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Capacité d’initiative indispensable
- Sens de l’organisation, de la confidentialité
- Capacité d’adaptation
- Réactivité
- Aptitude à travailler en équipe et en transversalité
- Capacité à gérer les priorités
- Autonomie
Informations complémentaires
Conditions de travail :
- Lieu d’affectation : Pôle Galliéni
- Résidence administrative : LA ROCHE SUR YON
- Quotité de travail : Temps plein
Avantages :
- Rémunération : rémunération statutaire + régime indemnitaire + primes annuelles
- Avantages collectifs : congés/ARTT, compte-épargne temps, flexibilité horaire, titres restaurant, CNAS/FDAS, participation mutuelle et prévoyance
Observations complémentaires :
- Fiche de poste à caractère évolutif en fonction des missions du service
- Jury de recrutement prévu le mercredi 28 août 2024 – après-midi en présentiel
Renseignements complémentaires :
- Contact service : Mme IVANA PUTNOKOVA, adjointe au chef de service PMI au 02 28 85 89 44
- Contact DRH : Mme Virginie BOUHIER, Chargée de recrutement au 02 28 85 84 64
Merci d'adresser votre candidature (Lettre de motivation + CV + prétentions salariales) et pour les titulaires de la Fonction Publique, le dernier arrêté de situation ou attestation de réussite au concours + 3 dernières évaluations professionnelles, en ligne.